در این نوشته به موضوع بازسازی دفتر کار می‌پردازیم. اولین چیزی که در ذهن افراد قبل از بازسازی مطرح می‌شود، هزینه است. هزینه بازسازی فقط به متراژ و قیمت مصالح بستگی ندارد. قیمت بازسازی می‌تواند تحت تأثیر وضعیت تأسیسات، تعداد اتاق‌ها، نوع پارتیشن و کیفیت متریال باشد.
اگر بازسازی اصولی باشد، باید از زیرساخت شروع شود و تا انتهای چیدمان ادامه پیدا کند. در یک بازسازی اصولی و حرفه‌ای، برق، شبکه، تهویه، نورپردازی، کف‌پوش، سقف، پارتیشن، مبلمان و حتی مسیر حرکت کارکنان در این فرآیند سهیم هستند.
در ادامه این نوشته، هزینه بازسازی دفتر کار را از ابتدایی‌ترین مرحله تا تجهیز نهایی با هم بررسی می‌کنیم تا بدون کاهش کیفیت، بودجه را منطقی‌تر مدیریت کنیم.
پیشنهاد نویسنده:تزیین آپارتمان اجاره ای با بودجه و هزینه کم
| ویژگی | سبک مدرن | سبک کلاسیک | سبک مینیمال |
| هزینه اجرا | متوسط | بسیار بالا | اقتصادی و به صرفه |
| متریال غالب | شیشه ،فلز،کامپوزیت | چوب طبیعی، سنگ، چرم | بتن اکسپوز، رنگ‌های خنثی |
| نورپردازی | نور خطی و متمرکز | لوسترهای بزرگ و دیواری | نور طبیعی حداکثری |
| مناسب برای | استارتاپ ها و شرکت های IT | دفاتر وکالت و مدیریتی | فضا‌های کوچک و محدود |
هزینه بازسازی دفتر کار به چه عواملی بستگی دارد؟
بازسازی یعنی نوسازی، اصلاح، تغییر و یا بهینه‌سازی فضای اداری که برای ایجاد فضایی جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد. در بازسازی، اصلاح تأسیسات، تغییر پلان، اجرای دکوراسیون و نصب مبلمان جدید انجام می‌شود.
متراژ تنها معیار نیست
برای مشخص شدن این موضوع، فرض کنید دو دفتر دارید که یکی تأسیسات سالم، کف مناسب و پلان قابل استفاده دارد و دیگری به اصلاح برق، شبکه، تهویه و پارتیشن‌بندی نیاز دارد. هزینه بازسازی این دو دفتر به هیچ عنوان با هم یکسان نخواهد بود و دفتر دوم برای اتمام بازسازی به اقدامات بیشتری نیاز دارد.
عواملی که در بازسازی دفتر کار باید مورد توجه قرار بگیرند شامل :
- میزان تخریب ساختمان
- وضعیت شبکه برق و تاسیسات
- نوع کف پوش و پوشش دیوار
- تعداد و جنس پارتیشن ها
- کیفیت نورپردازی و تجهیزات
- هزینه طراحی و اجرای پروژه
- شرایط ساختمان
- تعداد مبلمان
یک نکته مهم درباره بودجه
اینکه فقط به هزینه‌های اولیه در بازسازی توجه کنیم، اشتباهی است که در ادامه ما را با مشکل مواجه خواهد کرد. همیشه هزینه‌های پنهانی مثل سیم‌کشی فرسوده، ظرفیت ناکافی برق، مسیر نامناسب یا مشکلات زیرسازی کف وجود دارند.
بهترین کار این است که بخشی از بودجه را برای هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده کنار بگذارید.
فرمول ساده بودجه‌بندی:
هزینه نهایی = هزینه اجرای اصلی + تجهیزات و مبلمان اداری + هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده
هزینه هر بخش از بازسازی دفتر کار چقدر است؟
بهترین کار در برآورد هزینه بازسازی دفتر کار این است که پروژه را به بخش‌های مختلف تقسیم کنیم. با این کار مشخص می‌شود که پول دقیقاً باید در کجا خرج شود.
| بخش | چه هزینه‌هایی دارد؟ | اهمیت در پروژه |
| طراحی | پلان، طراحی داخلی و نقشه‌های اجرایی | زیاد |
| تخریب | جمع‌آوری دیوار، کف، سقف و تجهیزات قدیمی | متوسط |
| تأسیسات | برق، شبکه، تهویه و لوله‌کشی | بسیار زیاد |
| نازک‌کاری | کف، دیوار، سقف و رنگ | زیاد |
| پارتیشن | شیشه، MDF، کناف یا ترکیبی | متوسط تا زیاد |
| نورپردازی | چراغ‌ها، مدارها و کنترل روشنایی | زیاد |
| مبلمان | میز، صندلی، کمد، کانتر و میز جلسه | زیاد |
مقایسه سه سطح بازسازی
- باسازی ابتدایی : نقشه و زیرساخت های اصلی تا حدود بسیار زیادی حفظ می شوند و ظاهر فضا تغییر می کند .
- بازسازی متوسط : علاوه بر ظاهر ،بخشی از پلان ،تاسیسات،نورپردازی و پارتیشن تغییر می کند .
- بازسازی کامل : تمامی اجزای اصلی پلان ،تاسیسات تا کف ،سقف،دیوار،پارتیشن و مبلمان مجدد طراحی می شوند .
بازسازی به معنای تخریب کامل و تغییر همه چیز نیست .گپاهی حفظ زیر ساخت سالم و توجه به بخش هایی که بیشترین تاثیر را بر عملکرد دفتر دارند ،نتیجه بهتری ایجاد می کند .
کدام هزینه را نباید فدای صرفه‌جویی کرد؟
برق، شبکه و زیرسازی بخش‌هایی هستند که بعد از اتمام کار، به سختی می‌شود تغییرشان داد. اگر در این بخش‌ها بازسازی به خوبی انجام نشود، در آینده هزینه بیشتری به کارفرما تحمیل خواهد شد.
همه بخش‌های بازسازی نیاز به صرف هزینه زیاد ندارند. بخش‌هایی مثل رنگ، اکسسوری و یا بخشی از دکوراسیون را می‌توان اقتصادی اجرا کرد، بدون اینکه نگران پایین آمدن کیفیت شویم.
پیشنهاد نویسنده:حداقل های یک دکوراسیون خوب چیستند؟
مراحل بازسازی دفتر کار از صفر تا صد
یک پروژه موفق، قبل از اولین عملیات تخریب شروع می‌شود.
۱. نیازسنجی و طراحی
نیازسنجی به این معنی است که باید تعداد کارکنان، اتاق‌های مدیریتی، فضای جلسات، بخش مدیریت و پذیرش به‌گونه‌ای طراحی شوند که قابل دیدن باشند.
در مرحله نیازسنجی و طراحی باید درباره سبک دکوراسیون، نوع پارتیشن و جایگاه مبلمان تصمیم بگیرید.
۲. بررسی زیرساخت
قبل از تخریب و بازسازی باید وضعیت برق، شبکه، تهویه، لوله‌کشی، سقف و کف بررسی شود. این مرحله یکی از مهم‌ترین بخش‌های پروژه است که می‌تواند تأثیر زیادی در روند بازسازی داشته باشد.
به این نکته توجه کنید که چیزی که زیر کف و یا پشت دیوار پنهان است باید قبل از اجرای نهایی بررسی شود .
۳. تخریب و اجرای تأسیسات
قبل از انجام هر کاری باید نقشه بازسازی مشخص شود و در مرحله بعدی، بخش‌هایی که نیازی به آن‌ها ندارید تخریب شوند تا مسیرهای برق، شبکه و تأسیسات مکانیکی اجرا یا اصلاح شوند.
محل دقیق پریزهای برق، تجهیزات شبکه و میزهای کاری را از قبل مشخص کنید. این کار از کابل‌کشی‌های اضافه و دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند.
۴. اجرای دکوراسیون
بعد از اتمام زیرساخت ساختمان، باید کف، سقف، دیوار، رنگ و نورپردازی بررسی شود.
متریال نباید فقط براساس ظاهر انتخاب شود. دوام، قابلیت تعمیر، نظافت و میزان صدای محیط هم اهمیت بالایی دارد.
پیشنهاد نویسنده:طراحی دکوراسیون مغازه
۵. ورود مبلمان و تجهیزات
در مرحله آخر می‌توان به اضافه شدن میز اداری، صندلی اداری، کمد، کانتر و تجهیزات دیگر توجه کرد و آن‌ها را به محیط اضافه کرد.
قبل از اجرای پلان‌ها باید نوع مبلمان مورد نیاز مشخص شود، نه اینکه ابتدا خریداری شوند و بعد به دنبال جای مناسب آن‌ها باشیم.
از نظر ارگونومی، قابلیت تنظیم صندلی، ارتفاع میز و جایگاه مانیتور اهمیت بالایی دارد. طبق استاندارد OSHA، تجهیزات در حین انجام کار اداری باید استانداردهای لازم برای کار با رایانه را داشته باشند.
چگونه هزینه بازسازی دفتر کار را کنترل کنیم؟
کنترل کردن هزینه به این معنی نیست که ارزان‌ترین محصول را انتخاب کنیم. هدف از این کنترل، خرید محصولی است که برای هر قسمت به اندازه آن هزینه کنید.
پیشنهاد نویسنده:چگونه طراحی داخلی منزل را خودمان انجام دهیم؟
قبل از هزینه کردن در هر بخشی، این سه سؤال را از خود بپرسید:
خرید این مورد ضروری است؟
اگر حذف این مرحله اختلالی در عملکرد دفتر کار ایجاد نمی‌کند، می‌توان آن را به مرحله بعد منتقل کرد.
آیا می‌توان گزینه‌ای انتخاب کرد که همان عملکرد را با قیمتی پایین‌تر ارائه دهد؟
گاهی امکان دارد قیمت یک متریال به خاطر ظاهر یا برند آن باشد، نه عملکرد محصول.
آیا این انتخاب در آینده هزینه‌ای اضافه ایجاد خواهد کرد؟
متریال و مصالح ارزان و بی‌کیفیت در طولانی‌مدت می‌توانند هزینه‌های بیشتری ایجاد کنند.
توجه به نور و تهویه محیط
ایجاد یک دفتر کار استاندارد فقط به میز و صندلی‌ای که در آن قرار می‌گیرد بستگی ندارد. ایجاد تهویه مناسب، نور مناسب و جلوگیری از خیرگی نمایشگر می‌تواند تمرکز کارمندان را تحت تأثیر قرار دهد و بهره‌وری آن‌ها را کاهش دهد.
برای تهویه ساختمان‌های تجاری نیز استاندارد ASHRAE 62.1 الزامات مرتبط با تهویه و کیفیت هوای داخل را پوشش می‌دهد.
یک اشتباه پرهزینه: تغییرات حین اجرا
در حین انجام پروژه و یا بعد از اتمام آن، ایجاد یک تغییر کوچک مثل جابه‌جایی یک دیوار، تغییر پارتیشن و تعویض محل پریزها، فقط به تنهایی باعث هزینه مجدد نیست، بلکه تخریب، خرید مجدد متریال، نیروی کار و تأخیر پروژه می‌تواند از ضررهایی باشد که متحمل پروژه خواهد شد.
به همین دلیل، قبل از انجام پروژه بررسی تمامی تصمیمات و پلان‌ها ضروری است.
منابع (source):
- www.osha.gov
- www.ashrae.org
- www.chidemano.com
- www.inbr.ir
نتیجه گیری
برای محاسبه هزینه بازسازی دفتر کار، متراژ، وضعیت ساختمان، سطح تغییرات، تأسیسات، نوع متریال، پارتیشن‌بندی، نورپردازی و مبلمان همگی تأثیرگذار هستند.
برای تخمین مناسب، بهتر است بازسازی را مرحله‌به‌مرحله برنامه‌ریزی کنید؛ در ابتدای کار زیرساخت را بررسی کنید و بعد از آن دکوراسیون و در نهایت مبلمان و تجهیزات را بررسی کنید.
اگر بودجه محدودی برای بازسازی دارید، کیفیت بخش‌های پنهان را فدای ظاهر دفتر نکنید. اگر یک دفتر کار زیبا باشد ولی کاربردی و بادوام نباشد، در آینده ممکن است هزینه‌های زیادی برای مجموعه ایجاد کند.
سوالات متداول
۱. آیا هزینه بازسازی دفتر کار بر اساس متراژ محاسبه می‌شود؟
متراژ یکی از عوامل مهم است، اما به‌تنهایی معیار دقیقی نیست. وضعیت تأسیسات، میزان تخریب، نوع پارتیشن، کیفیت مصالح، نورپردازی و مبلمان نیز روی هزینه اثر دارند. به همین دلیل، دو دفتر با متراژ یکسان می‌توانند بودجه‌های کاملاً متفاوتی داشته باشند.
۲. کدام بخش بازسازی بیشترین اهمیت را دارد؟
زیرساخت‌هایی مانند برق، شبکه، تهویه و تأسیسات اهمیت زیادی دارند، چون بعد از اتمام دکوراسیون اصلاح آن‌ها دشوارتر است. پس از آن باید به پلان، نور، آکوستیک، پارتیشن و مبلمان توجه کرد. اولویت‌بندی صحیح باعث می‌شود بودجه محدود نیز در قسمت‌های مؤثرتر هزینه شود.
۳. آیا می‌توان هزینه بازسازی دفتر را کاهش داد؟
بله، اما بهتر است کاهش هزینه از بخش‌های کم‌اهمیت‌تر انجام شود. حفظ زیرساخت سالم، انتخاب متریال اقتصادی و بادوام، استفاده مجدد از تجهیزات مناسب و جلوگیری از تغییرات حین اجرا می‌تواند هزینه را کاهش دهد. حذف کیفیت از بخش‌های فنی معمولاً صرفه‌جویی مناسبی نیست.
۴. مبلمان اداری چه زمانی باید خریداری شود؟
بهتر است پس از نهایی‌شدن پلان و ابعاد فضا، مبلمان انتخاب شود. در این حالت تعداد میزها، ابعاد صندلی‌ها، کمدها، فضای عبور و محل تجهیزات دقیق‌تر مشخص می‌شود. خرید زودهنگام ممکن است باعث شود مبلمان با ابعاد واقعی فضا هماهنگ نباشد و نیاز به تعویض یا جابه‌جایی ایجاد شود.
