در صندلی اداری غیراستاندارد، ارتفاع قابل تنظیم نیست و بدون توجه به ابعاد بدن هر فرد، ثابت است. افراد در سایزهای مختلفی وجود دارند و بدن هر فرد تنظیمات مخصوص به خود را نیاز دارد. اگر نتوانیم صندلی را با بدن خود تنظیم کنیم، یعنی آن صندلی غیراستاندارد است. در این حالت، یا پاها روی زمین قرار نمی‌گیرند و فشار به ران‌ها وارد می‌شود، و یا ممکن است زانوها بالاتر از سطح لگن قرار بگیرند که این وضعیت باعث اختلال در گردش خون می‌شود.

علاوه بر مطالب گفته‌شده، ارتفاع صندلی با میز هم باید متناسب باشد. اگر صندلی با میز تنظیم نشود، فاصله بین میز و صندلی به هم می‌ریزد. اگر صندلی خیلی پایین باشد، شما باید برای نوشتن خم شوید که این موضوع کمر شما را تحت فشار قرار می‌دهد. و اگر صندلی بالا باشد، آرنج‌ها بالاتر از سطح میز قرار می‌گیرند و باعث درد گردن و شانه می‌شوند.

صندلی اداری خوب باید در طول روز، با عوض شدن عادات نشستن فرد، قابلیت تغییر داشته باشد. یک صندلی اداری استاندارد باید دارای مکانیزم پمپ هیدرولیک  باشد که به راحتی ، ارتفاع را تغییر دهد. عدم وجود این قابلیت‌ها نشان‌دهنده غیراستاندارد بودن صندلی است و خرید آن مقرون‌به‌صرفه نیست.

پشتی صندلی اداری علاوه بر موارد گفته‌شده، باید استاندارد باشد و از گودی کمر حمایت کند. بسیاری از صندلی‌های غیراستاندارد این قابلیت را ندارند و در استفاده طولانی‌مدت از آن‌ها، فشار بدن مستقیماً بر روی مهره‌های کمر وارد می‌شود و باعث فرسایش دیسک‌ها می‌گردد.

پشتی صندلی نه آن‌قدر باید سفت باشد که به بدن نچسبد و نه آن‌قدر نرم که در آن فرو بروید؛ هر دو حالت نشانه صندلی غیراستاندارد است. ارتفاع پشتی باید به اندازه‌ای باشد که از شانه‌ها حمایت کند. اگر ارتفاع پشتی کم باشد و فقط تا کمر را پوشش دهد، نمی‌تواند از ستون فقرات حمایت کند. بنابراین، هنگام بررسی صندلی، حتماً توجه کنید که آیا پشتی آن گودی کمر را پر می‌کند و آیا می‌توانید به راحتی به آن تکیه دهید بدون اینکه احساس فشار در ناحیه کمر کنید.

نشیمن‌گاه صندلی اولین نقطه برخورد شما با صندلی است؛ اگر نشیمن‌گاه مناسب نباشد، سلامت شما به خطر می‌افتد. فوم به‌کاررفته در ساخت صندلی باید از فوم سرد با چگالی بالا باشد تا در استفاده دچار تغییر شکل نشود. اگر روی صندلی نشستید و فوم دچار گودی شد و بعد از برخاستن به حالت قبل برنگشت، نشانه صندلی غیراستاندارد است. فوم‌های باکیفیت خاصیت ارتجاعی دارند و بعد از چندین سال استفاده همچنان حالت خود را حفظ می‌کنند.

علاوه بر تغییر شکل، نوع فوم هم تعیین‌کننده است. فوم خیلی نرم باعث می‌شود در صندلی فرو بروید و فوم خیلی سفت باعث می‌شود فشار زیادی به استخوان‌های لگن وارد شود. صندلی استاندارد از فوم سرد با چگالی بالا استفاده می‌کند. روکش صندلی اداری هم باید با فوم هماهنگ باشد و باعث تعریق نشود.

پایه صندلی ستون فقرات آن به حساب می‌آید. پایه‌ها اگر مقاومت مناسب نداشته باشند، دچار لق‌زدگی می‌شوند. پایه‌های بی‌کیفیت اغلب از پلاستیک یا فلزات بی‌کیفیت ساخته می‌شوند و در برابر وزن افراد و تغییرات ناگهانی دچار مشکل می‌شوند. پایه صندلی استاندارد باید از آلومینیوم یا فلزات محکم باشد و به‌صورت ۵ پایه طراحی شده باشد تا در تمام جهات بتواند تعادل را برقرار کند.

علاوه بر پایه، جنس چرخ‌ها نیز مهم است و در صورت بی‌کیفیت بودن چرخ‌ها، حرکت صندلی بر روی زمین دشوار خواهد شد. اگر صندلی بر روی فرش قرار دارد، چرخ‌ها باید بزرگ باشند تا در تاروپود فرش گیر نکنند. چرخ‌های استاندارد باید از جنس پلی‌آمید یا پلاستیک فشرده باشند تا بتوانند به راحتی روی سطوح مختلف بدون سروصدا حرکت کنند و از واژگون‌شدن صندلی جلوگیری کنند.

دسته‌ها نقش حیاتی در حمایت از بازوها و شانه‌ها دارند. صندلی غیراستاندارد اغلب دسته‌های ثابت دارد و نمی‌تواند با ارتفاع میز هماهنگ شود. دسته صندلی اداری باید قابلیت تنظیم ارتفاع و گاهی تغییر جهت داشته باشد تا بتوان بازوها را در زاویه ۹۰ درجه قرار داد و فشار را از روی شانه‌ها برداشت.

علاوه بر ارتفاع، جنس و شکل دسته‌ها نیز اهمیت دارد. دسته‌های فلزی یا پلاستیکی سفت و زبر باعث درد در ناحیه آرنج و مچ می‌شوند. عدم توجه به دسته نشان‌دهنده غیراستاندارد بودن طراحی است؛ بنابراین هنگام خرید، دسته‌های صندلی نیز باید بررسی شوند.

یکی از ساده‌ترین راه‌های تشخیص صندلی اداری استاندارد، بررسی گواهی‌نامه و ضمانت‌نامه‌های مربوط به آن است. صندلی‌های استاندارد معمولاً دارای گواهی‌نامه‌های بین‌المللی هستند که نشان‌دهنده رعایت اصول ارگونومی در ساخت و طراحی آن‌هاست. اگر فروشنده قادر به ارائه ضمانت‌نامه نباشد یا گواهی‌های مربوط به آن قدیمی باشند، احتمالاً با یک محصول غیراستاندارد طرف هستید. گواهی‌نامه‌ها نشان می‌دهند که صندلی‌ها در برابر سایش و عوامل مختلف تست شده و ایمن هستند.

علاوه بر گواهی‌نامه، ضمانت‌نامه معتبر نشان‌دهنده اعتماد تولیدکننده به محصول خود است. صندلی‌های غیراستاندارد معمولاً ضمانت‌نامه‌های کوتاه‌مدت دارند که زمان استفاده از خدمات در آن کوتاه است یا شرایط سخت‌گیرانه‌ای در آن گنجانده شده است؛ این موضوع خود زنگ خطری است. صندلی‌های استاندارد معمولاً بین ۲ تا ۵ سال ضمانت‌نامه دارند که شامل تعویض قطعات، مکانیزم، پایه و فوم می‌شود. همچنین، دسترسی به این خدمات پس از فروش باید آسان و در دسترس باشد.